Vytvorenie nového dokumentu

Pridávanie zmlúv je realizované prostredníctvom nástroja DOKUMENTY, ktorý slúži ako štandardný prostriedok na správu obsahu. Pre jednoduchšie zadávanie bola v administrácii vytvorená osobitná šablóna s formulárovými políčkami. Po ich vyplnení a priložení súboru z disku sa údaje spracujú a zobrazia v jednotnom dizajne.

Po prihlásení kliknite v pravom paneli nástrojov na DOKUMENTY a v stromovej štruktúre v ľavej časti administrácie vyberte sekciu ZMLUVY, OBJEDNÁVKY alebo FAKTÚRY, podľa toho, pod ktorú kategóriu chcete záznam pridať. V hornom paneli nástrojov následne kliknite na možnosť PRIDAŤ, čím otvoríte formulár pre zadanie nového dokumentu.

Používatelia systému majú pridelené individuálne prístupové práva na čítanie, zápis a editáciu. Každý prihlásený používateľ preto vidí a spravuje iba dokumenty priradené k vlastnej organizácii, nie dokumenty nadradené alebo neprípustné.

Po zvolení možnosti PRIDAŤ sa zobrazí formulár s nasledujúcimi poliami:

Číslo – číslo zmluvy, objednávky alebo faktúry
Obstarávateľ – názov organizácie (predvyplnený údaj)
Dodávateľ – názov spoločnosti alebo osoby uvedenej na dokumente
IČO – IČO dodávateľa (bez medzier); ak ide o súkromnú osobu, pole sa nevyplňuje
Predmet – presný názov zmluvy, objednávky alebo faktúry
Dátum – dátum uvedený na dokumente (výber cez ikonu kalendára)
Dátum účinnosti – dátum účinnosti, ak sa líši od zákonného dátumu po zverejnení (výber cez ikonu kalendára)
Dátum platnosti do – dátum platnosti pri zmluvách na dobu určitú (výber cez ikonu kalendára)
Suma – finančná suma uvedená v dokumente
Poznámka – doplňujúce informácie alebo špecifikácie
Dátum zverejnenia – dátum zverejnenia dokumentu (predvyplnený aktuálnym dňom, možný výber cez ikonu kalendára)
Príloha – vloženie súboru vo formáte PDF z lokálneho disku prostredníctvom tlačidla Prehľadávať / Browse

Povinné polia sú označené červeným trojuholníkom. Po vyplnení všetkých požadovaných údajov potvrďte vloženie dokumentu kliknutím na tlačidlo PRIDAŤ.